1. Recebimento de NFS:Verificar e registrar o recebimento de notas fiscais de fornecedores e prestadores de serviços. Conferir se as notas fiscais estão corretas em relação aos pedidos de compras e serviços prestados. Organizar e arquivar as NFS para garantir fácil acesso e controle. 2. Lançamento de NFS:Realizar o lançamento das notas fiscais no sistema de gestão financeira da empresa. Assegurar que os lançamentos estejam corretos, com valores, datas e impostos de acordo com as especificações fiscais. Acompanhar os lançamentos para garantir que não haja discrepâncias contábeis ou fiscais. 3. Envio de Contratos e Medições:Preparar, revisar e enviar contratos para clientes e fornecedores. Acompanhar o processo de aprovação e assinatura dos contratos, garantindo o cumprimento de prazos. Enviar relatórios de medições, quando aplicável, para formalizar a entrega de serviços ou a conclusão de etapas. 4. Envio de SC (Solicitação de Compras) e Regularização de Pagamento:Emitir e enviar solicitações de compras (SC) para os fornecedores de acordo com as necessidades das áreas da empresa. Acompanhar o processo de regularização de pagamentos, garantindo que as faturas sejam pagas dentro do prazo estabelecido. Manter o controle sobre pendências e agir proativamente para resolver possíveis problemas de pagamento. 5. Envio de Documentações Admissionais e Demissionais:Responsável por coletar e organizar todos os documentos necessários para processos admissionais e demissionais. Enviar a documentação para o departamento de Recursos Humanos ou para terceiros que cuidam da parte trabalhista. Acompanhar o status dos processos para garantir que todos os procedimentos legais sejam cumpridos. 6. Fiscalização da Balança e Pesagem de Caminhões:Monitorar o funcionamento adequado da balança utilizada para pesagem de materiais e caminhões. Efetuar a pesagem dos caminhões, quando necessário, garantindo precisão nos registros. Registrar e reportar qualquer irregularidade ou necessidade de manutenção da balança. 7. Controle de Estoque:Manter o controle do estoque de materiais e insumos da empresa, realizando inventários periódicos. Garantir a reposição adequada dos itens e minimizar rupturas de estoque. Registrar entradas e saídas de mercadorias no sistema, assegurando precisão nas informações. 8. Controle de Diesel:Acompanhar e registrar o consumo de diesel pela frota de veículos da empresa. Manter um relatório detalhado de utilização e abastecimento, controlando os custos e o consumo. Identificar eventuais desperdícios ou desvios e sugerir melhorias no controle de combustível. 9. Recebimento de Mercadorias:Receber mercadorias e conferir se correspondem ao pedido realizado, em termos de quantidade e qualidade. Garantir que o processo de recebimento siga as normas de segurança e qualidade. Registrar a entrada das mercadorias no sistema e comunicar o responsável pela área de estoque. 10. Fechamento do Ponto Pessoal:Consolidar o controle de ponto dos colaboradores, assegurando que as marcações de entrada, saída e intervalos estejam corretas. Preparar relatórios mensais de controle de jornada para o departamento de Recursos Humanos. Reportar e corrigir eventuais inconsistências no controle de ponto. 11. Fechamento de Peso Mensal Junto à Prefeitura:Consolidar as informações de pesagem e fechar o relatório de peso mensal que será enviado à prefeitura. Garantir que todos os dados sejam precisos e que o relatório atenda aos requisitos legais e regulatórios. Manter a comunicação com a prefeitura para assegurar a entrega correta dos relatórios. 12. Responsável pela Planilha de Peso Mensal:Atualizar e manter a planilha de controle de peso mensal, garantindo que os dados inseridos estejam corretos. Analisar os dados de pesagem, identificar padrões e relatar possíveis anomalias. Compartilhar a planilha com as áreas pertinentes e arquivar os dados para consulta futura. 13. Solicitar Holerites do DP (Departamento Pessoal):Solicitar regularmente o envio dos holerites ao DP dentro dos prazos estabelecidos. Manter contato constante com o DP, garantir que os holerites estejam disponíveis para entrega no período adequado. Revisar detalhadamente os holerites para identificar erros em valores, deduções ou benefícios. Verificar itens como horas extras, descontos, e benefícios antes da distribuição, comunicando ao DP qualquer inconsistência. 14. Entregar e Colher Assinatura dos Holerites:Distribuir os holerites para os colaboradores e garantir a assinatura de recebimento. Organizar a distribuição e coleta de assinaturas de forma eficiente, arquivando os comprovantes de recebimento. 15. Planilha Cartão Corporativo/Planilha de Estoque:Atualizar e monitorar planilhas de controle de despesas do cartão corporativo e de estoque. Lançar transações e movimentações de estoque, garantindo precisão nas informações e classificação correta dos dados. 16. Planilha de Prévia da Folha de Pagamento:Manter a planilha da prévia da folha de pagamento atualizada com todas as informações pertinentes. Registrar dados de pagamento e verificar antecipadamente para corrigir eventuais erros antes do fechamento final da folha. 17. Assistência à Portaria:Auxiliar nas operações da portaria, garantindo controle de acesso e organização. Verificar entradas e saídas de visitantes, fornecedores e colaboradores, além de auxiliar em tarefas administrativas relacionadas à portaria. 18. Baixa em CTRs (Controle de Recebimento):Baixar no sistema os recebimentos e pagamentos realizados. Atualizar o sistema de controle financeiro com todas as transações concluídas, conferindo valores e datas de pagamento. 19. Auxiliar no Recrutamento e Seleção (R&S):Dar suporte ao processo de recrutamento e seleção, desde a triagem de currículos até o agendamento de entrevistas. Participar da organização e controle de documentação para os processos seletivos e auxiliar na integração de novos colaboradores. 20. Controle de Férias:Monitorar e organizar o controle de férias dos colaboradores. Manter registros atualizados de férias, agendar férias com antecedência e garantir a conformidade com a legislação trabalhista. 21. ASO (Atestado de Saúde Ocupacional):Garantir que todos os colaboradores estejam com seus ASOs em dia. Organizar e controlar a realização dos exames periódicos e admissionais/demissionais. 22. Escanear BDO (Boletim Diário de Ocorrências) e Enviar para SEMA:Digitalizar e enviar o Boletim Diário de Ocorrências para os órgãos competentes. Certificar-se de que os relatórios estejam completos, digitalizá-los corretamente e enviá-los dentro do prazo. 23. Controle das Contas da Unidade:Monitorar e manter atualizado o controle das contas a pagar e a receber da unidade. Organizar os pagamentos mensais e garantir que as contas sejam quitadas no prazo correto, evitando inadimplência. 24. Controle de Pluviômetro e Horímetro:Monitorar os níveis de precipitação (pluviômetro) e as horas de uso de máquinas e equipamentos (horímetro). Registrar as informações em planilhas e relatórios, garantindo precisão nas medições. 25. Manutenção de Planilhas:Atualizar e garantir a precisão de todas as planilhas relacionadas a estoque, financeiro, controle de funcionários e operações. Realizar revisões periódicas nas planilhas, corrigir erros e garantir que todas as informações estejam atualizadas. 26. Controle de Caminhões:Gerenciar a frota de caminhões da empresa, assegurando o controle de manutenção, documentação e monitoramento. Manter registros atualizados de manutenção, monitorar o uso dos veículos e garantir que estejam em conformidade com as exigências legais. 27. Acompanhar as Notas das Prefeituras:Acompanhar e verificar a emissão de notas fiscais das prefeituras, garantindo que os serviços prestados estejam devidamente registrados. Conferir notas fiscais e verificar a compatibilidade com os serviços contratados, ajustando qualquer inconsistência. 28. Controle dos Aterros:Monitorar as atividades nos aterros, garantindo que as operações estejam em conformidade com as regulamentações ambientais e da empresa. Manter registros atualizados das operações dos aterros, controlar a movimentação de resíduos e acompanhar a gestão de peso e relatórios. 29. Levar Colaborador para Fazer Exames:Garantir que os colaboradores sejam levados para realizar exames admissionais, demissionais ou periódicos. Organizar o transporte e garantir que os exames sejam realizados no prazo adequado. 30. Acompanhar as Rotinas Operacionais:Supervisionar e acompanhar as atividades diárias das operações, garantindo o cumprimento de procedimentos e metas. Manter contato constante com a equipe operacional, reportar progressos e possíveis problemas, e sugerir melhorias no fluxo de trabalho.
Beneficios:
Formação Acadêmica: Não informado
Experiência:
Salário: A combinar
Cargo: Assistente administrativo
Empresa: Quebec ambiental
Construção civil.
Ramo: Construção Civil / Engenharia Civil
